قم بتكوين التفضيلات اليومية ونظام الترقيم المستخدم لسجلات AlphaPort.
تحتوي «الإعدادات الأولية» على نوعين مختلفين من التكوينات: تفضيلات مساحة العمل اليومية، والمعرّفات التي يخصصها AlphaPort للسجلات الجديدة. قم بإكمال التفضيلات أولاً، ثم راجع كل أمثلة الترقيم قبل الحفظ.
تحدد هذه الحقول السلوك الافتراضي للمهام الشائعة. وهي لا تحل محل أي اختيار يتم إجراؤه على مستوى العميل أو المستند الفردي؛ بل توفر القيمة التي يراها الموظفون أولاً.
استخدم الرمز Search لاختيار عميل فقط عندما تكون معظم المعاملات السريعة مخصصة لنفس العميل. وقد يكون ذلك مفيدًا في حالات المبيعات المجهولة عند الكاونتر أو في حالة العملاء الذين يدفعون نقدًا. اترك الحقل فارغًا عندما يتعين على الموظفين اختيار العميل الفعلي لكل معاملة؛ حيث يقلل ذلك من خطر تسجيل عملية بيع باسم عميل خاطئ.
اختر الطريقة المعتادة لتسليم المستندات الجديدة:
هذا إعداد افتراضي، ولا يُعد بديلاً عن التحقق من بيانات الاتصال الخاصة بالمستلم وتفضيلاته الواردة في السجل الفعلي.
اختر عدد الصفوف التي تظهر في القوائم في كل مرة. كلما انخفضت القيمة، زادت سرعة التحميل والتصفح؛ وكلما زادت القيمة، قلّت عمليات تغيير الصفحة عندما يعمل الموظفون على قوائم طويلة. ابدأ بقيمة 10 أو 25، ولا تقم بزيادتها إلا عندما يستفيد الفريق من الجداول الأكثر كثافة.
أدخل عنوانًا تابعًا للشركة يخضع للمراقبة عندما يتعين إرسال نسخة من كل رسالة صادرة مدعومة إلى هذا العنوان أيضًا. استخدم صندوق بريد مشترك بدلاً من عنوان شخصي إذا كانت النسخة جزءًا من عملية التدقيق أو المتابعة الخاصة بالشركة. اترك الحقل فارغًا عندما لا تكون النسخ مطلوبة.
يعرض كل صف المعرّف الكامل الذي سيُنشئه AlphaPort:
ARSIN لفاتورة المبيعات أو CLI للعميل.[Year-Month].بالنسبة لمساحة عمل جديدة فارغة، يُعد رقم البداية مثل 0001 مناسبًا عادةً. أثناء عملية الترحيل، ابحث أولاً عن أعلى معرّف تم استخدامه بالفعل، ثم استمر في الترقيم من رقم أعلى منه. لا تقم أبدًا بإعادة استخدام رقم موجود لمجرد جعل التسلسل الجديد يبدو منظمًا.
قم بمراجعة الرموز Sales Invoice و Clients و Sales Return معًا. عادةً ما يكون من المفيد أن تحتوي معرّفات الفواتير والمرتجعات على بادئة مميزة وجزء يشير إلى التاريخ، بينما تظل أرقام العملاء عادةً عبارة عن تسلسل بسيط ومتواصل. تأكد من سهولة تمييز الأمثلة في عمليات البحث والمستندات والتقارير.
تشمل هذه المجموعة الرموز Suppliers و Purchase Invoices و Products و Purchase Return و Proforma و Waste و Vendor. تنتمي أرقام الموردين إلى هذه المجموعة ويجب عدم تخطيها. لا يجوز لمعرّفات الكتالوج، مثل المنتجات، استخدام سوى بادئة عندما يتم تعيين رمز منتج آخر أو رمز شريطي في مكان آخر؛ اختر البنية التي تمنع التكرار في الكتالوج الفعلي.
قم بتعيين معرّفات لـ Service و Parts و Service Request و Case Number. تُستخدم الخدمات وقطع الغيار لتحديد سجلات الكتالوج. أما طلبات الخدمة وأرقام الحالات فتحدد الأعمال التشغيلية، لذا يجب أن تظل فريدة وقابلة للقراءة وسهلة الاستشهاد بها أمام العميل أو الزميل.
اقرأ كل قيمة في عمود «المثال». تأكد من أن البادئات ليست غامضة، وأن تنسيق التاريخ يتوافق مع الممارسات المتبعة في الشركة، وأنه لا يوجد رقم أولي يتداخل مع معرّف موجود بالفعل في نظام الإدارة.