جهّز مساحة عمل جديدة في ست خطوات واضحة.
يُعدّ معالج الإعداد مساحة العمل للاستخدام اليومي عبر ست مراحل: الإعدادات المحلية، بيانات الشركة، الترقيم، البريد الإلكتروني وواتساب، الرسائل النصية، والطباعة. ويمكن تعديل معظم الخيارات لاحقًا من الإعدادات.
جميع الصور مبنية على بيئة Showcase التجريبية. بيانات الاتصال وهمية، كما أُخفيت كلمات المرور ومفاتيح الوصول.
اختر بلد الشركة أولًا. يقترح النظام المنطقة الزمنية واللغة والعملة المناسبة، مع بقاء كل قيمة قابلة للتعديل. وتحدد المنطقة الزمنية طريقة عرض التاريخ والوقت في السجلات والتقارير.
يبدأ Default Country الإعدادات الإقليمية. راجع بعدها Default Timezone وDefault Language وDefault Currency كلًا على حدة؛ يمكن للقوالب استخدام لغة أخرى لاحقًا، بينما تُستخدم العملة في المبالغ والفواتير والتقارير.
حدد معدلي ضريبة المبيعات والمصروفات الأكثر استخدامًا. سيقترحهما النظام في المعاملات الجديدة، ويمكن تغييرهما عند الحاجة.
راجع العملة، موضع رمزها، فاصلي الكسور والآلاف، والحد الأدنى والأقصى للمنازل العشرية. أبقِ Use Decimal مفعّلًا إذا كانت العملة تستخدم أجزاء عشرية.
اختبر العرض بالقيمة 1234.50. عند اختيار EUR وBefore amount والنقطة للعشري والفاصلة للآلاف ومنزلتين، تظهر € 1,234.50. لا تنتقل إلى Next قبل مطابقة الشكل لمستندات الشركة.
قد يكون اسم الشركة للقراءة فقط لأنه مأخوذ من تسجيل مساحة العمل. أدخل رقم السجل والرقم الضريبي والعنوان والرمز البريدي والمدينة والبلد كما تظهر في المستندات الرسمية. يتاح رابط بوابة العميل بعد اكتمال المعرّفات المطلوبة.
استخدم CoC Number وTax Number للمعرّفات الرسمية فقط. ينسخ Copy link رابط بوابة العميل ويفتحه الزر المجاور للتحقق. ويُعاد استخدام العنوان الكامل في المستندات المدعومة.
أدخل هاتف العمل ورقم الجوال والبريد الإلكتروني والموقع الذي يمكن للعملاء استخدامه. تمثل حقول Phone Number وMobile Number وFax Number وEmail Address وWebsite قنوات الاتصال العامة. اترك أي حقل اختياري فارغًا إذا لم تكن الشركة تستخدمه.
حمّل الشعار الرسمي في Company Logo. استخدم صورة واضحة ذات تباين مناسب للشاشة والطباعة، ثم تحقق من بقاء العلامة والنص الصغير مقروءين.
أدخل رقم الحساب أو IBAN واسم صاحب الحساب المستخدمين في الفواتير وتعليمات الدفع، ثم أكمل البيانات البنكية واختر نموذج العمل المناسب.
يحتوي كل سطر على Prefix وStart No. وExample. توضح البادئة نوع السجل، ويحدد رقم البداية أول رقم سيصدر، ويعرض المثال النتيجة النهائية. عند نقل البيانات ابدأ بعد أكبر رقم مستخدم سابقًا.
راجع البادئات وأرقام البداية لـ فاتورة المبيعات والعملاء ومرتجع المبيعات. يعرض عمود المثال شكل المعرّف كاملًا قبل الحفظ.
تضم هذه المجموعة الموردين وفواتير الشراء والمنتجات ومرتجع الشراء والفواتير الأولية والهدر والبائعين. ترقيم الموردين جزء من المجموعة ويجب مراجعته معها.
اضبط أرقام الخدمة والقطع وطلب الخدمة ورقم الحالة. عند نقل بيانات قديمة، اختر بداية لا تتعارض مع المعرّفات الموجودة.
يُنشئ هذا القسم اتصال WhatsApp Business الذي ستستخدمه البوابة. يرى العملاء اسم الشركة التجاري ورقمها المعتمدين، بينما يتولى AlphaPort الاتصال التقني في الخلفية. يفتح Connect WhatsApp خطوات الربط. بعد توفر هوية الشركة، اختر نوع الرسالة واللغة؛ وتوضح المعاينة كيف ستظهر بيانات السجل، مثل اسم العميل ورقم الحالة، داخل الرسالة. يُستخدم حقل الاختبار لرقمك فقط أو لرقم وافق صاحبه على استلام الرسالة.
أدخل العنوان والمضيف والمنفذ واسم المستخدم وكلمة المرور وخيار الاتصال الآمن حسب بيانات مزود البريد. أضف الحساب واختبر اتصاله؛ وتبقى كلمات المرور مخفية في صور الدليل.
Title هو الاسم الظاهر داخل AlphaPort. يجب أن يطابق المضيف والمنفذ والمستخدم وكلمة المرور وEnable SSL إعدادات SMTP بدقة. بعد Add to list تأكد من أن الحساب مختبَر ومفعّل.
اختر نوع القالب واللغة، واكتب الموضوع وحدد حساب الإرسال. أنشئ الرسالة بصريًا أو عبر HTML، ثم أرسل اختبارًا واحفظ القالب.
يحدد Email Template Type الحدث، وLanguage نسخة اللغة، وEmail Subject العنوان الظاهر، وEmail Account Config حساب المرسل. يحفظ Save Template نسختك، بينما يعيد Default Template المحتوى الابتدائي المقدم للنوع واللغة المختارين؛ راجعه قبل الحفظ.
يحافظ هذا التبويب على رسائل سير عمل الخدمة منفصلة عن البريد العام. اختر القالب واللغة والمرسل والموضوع ثم تحقق برسالة اختبارية.
يظهر WhatsApp مرة أخرى هنا لأن إعدادات WhatsApp والرسائل النصية تُدار معًا في مرحلة المراسلة. هذا هو اتصال الشركة نفسه المعروض في مرحلة البريد، وليس حساب WhatsApp ثانيًا. أثناء إعداد قناة الرسائل النصية يظل الوصول متاحًا إلى الهوية المتصلة ونوع الرسالة واللغة والمتغيرات ومستلم الاختبار والمعاينة.
اختر المزود، أدخل مفتاح API وحدد اسم مرسل يتعرف إليه العملاء. يجب إخفاء المفاتيح والرموز السرية حتى في صور البيئة التجريبية.
يختار SMS Provider بوابة الإرسال، ويصادق Api key على الاتصال، ويحدد Originator اسم المرسل الذي يراه العميل. انسخ المفتاح دون تغيير والتزم بقيود المزود.
أدخل رقم اختبار مصرحًا به، واختر القالب واللغة، واكتب الرسالة بالمتغيرات المتاحة. أرسل اختبارًا وراجع النص وهوية المرسل ثم احفظ القالب.
لا يستطيع المتصفح الوصول مباشرة إلى الطابعات المثبتة على جهاز العمل. توفر Printer Utility هذا الاتصال المحلي. إذا لم تكن الأداة مثبتة، تعرض هذه الصفحة رابط تنزيلها لنظام Windows أو Mac. ثبّتها وشغّلها على الجهاز الذي سيُستخدم للطباعة؛ وعندما تتعرف الصفحة على الأداة النشطة تظهر الطابعات المتاحة ضمن Printer Name.
لكل نوع مستند إعدادات طباعة مستقلة. يفعّل مربع الاختيار الطباعة التلقائية، ويحدد Printer Name الطابعة الفعلية أو الافتراضية، ويحدد Copies عدد النسخ، ويضيف Footer النص المدعوم، ويعيد Reset Footer التذييل المرفق. إذا لم تظهر الطابعات بعد التثبيت، فتأكد من تشغيل الأداة على الجهاز نفسه ثم أعد تحميل هذه المرحلة.
تعرض مجموعات الشركة والفاتورة والعميل المتغيرات المدعومة في التذييل. يستبدل AlphaPort هذه المتغيرات بقيم السجل الحالية عند الطباعة، لذلك يجب ألا تتغير كتابتها. قبل اختيار Complete، تأكد من تعيين طابعة صالحة لكل مستند مفعّل، وعطّل الطباعة التلقائية للمستندات التي لا ينبغي طباعتها.
AR